Czym jest Problem Solving?
Problem Solving, czyli rozwiązywanie problemów, to proces systematycznego podejścia do identyfikacji, analizy i eliminacji przyczyn problemów w organizacji. W branży motoryzacyjnej, gdzie obowiązują surowe normy jakościowe, takie jak IATF 16949, skuteczny Problem Solving jest kluczowy dla utrzymania wysokiego poziomu jakości, eliminacji strat oraz zapewnienia zgodności z wymaganiami klientów.
Norma IATF 16949 kładzie szczególny nacisk na identyfikację przyczyn źródłowych problemów i ich eliminację poprzez skuteczne działania korygujące. Wymaga ona m.in.:
- stosowania strukturalnych metod analizy problemów,
- wdrażania działań zapobiegających ponownemu wystąpieniu problemu,
- monitorowania skuteczności działań korygujących,
- utrzymywania dokumentacji dotyczącej rozwiązanych problemów w celu budowania organizacyjnej bazy wiedzy.
Narzędzia Problem Solving w Automotive
W przemyśle motoryzacyjnym Problem Solving opiera się na sprawdzonych metodach i narzędziach, takich jak:
- 8D (Eight Disciplines Problem Solving) – strukturalna metoda analizy problemu, identyfikacji jego przyczyn i wdrażania trwałych działań zapobiegawczych, stosowana w odpowiedzi na poważne problemy jakościowe.
- 5Why – technika zadawania pięciu „dlaczego?”, aby dotrzeć do pierwotnej przyczyny
- Ishikawa (Diagram ości rybiej) – narzędzie do analizy potencjalnych przyczyn problemu w kategoriach: człowiek, metoda, maszyna, materiał, środowisko,
- FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) – analiza potencjalnych błędów i ich skutków, pomagająca identyfikować ryzyka na etapie projektowania oraz
- PDCA (Plan-Do-Check-Act) – cykl doskonalenia procesu, umożliwiający systematyczne testowanie i wdrażanie ulepszeń.
- Pareto (80/20) – analiza pozwalająca zidentyfikować, które przyczyny problemów mają największy wpływ na wyniki.
- 5W2H (Who, What, When, Where, Why, How, How much) – strukturalne podejście do opisu i analizy problemu.
Czy warto szukać przyczyny źródłowej problemu?
W organizacjach o wysokich standardach jakości, eliminacja objawów problemu nie wystarcza. Kluczowe jest dotarcie do jego pierwotnej przyczyny (Root Cause), co pozwala na wdrożenie skutecznych działań korygujących i zapobiegawczych. Brak analizy przyczyny źródłowej może prowadzić do:
- nawracających problemów – jeśli rozwiązujemy jedynie skutki, problem może pojawiać się cyklicznie, generując dodatkowe koszty i negatywne konsekwencje dla organizacji,
- wzrostu kosztów jakości – ciągłe naprawy, zwroty gwarancyjne i reklamacje od klientów zwiększają wydatki na działania naprawcze,
- obniżenia reputacji firmy – nieefektywne zarządzanie jakością może skutkować utratą zaufania klientów i partnerów biznesowych,
- ryzyka zgodności z normami i wymaganiami klientów – niezidentyfikowanie przyczyny źródłowej może prowadzić do poważnych konsekwencji, wycofań produktów z rynku czy sankcji od klientów.
Problem Solving jako kluczowa kompetencja w organizacji
Często problem solving traktowany jest jako domena działu jakości, jednak jest to podejście błędne. Firmy powinny inwestować w rozwój kadry kierowniczej i zespołów projektowych w zakresie skutecznego rozwiązywania problemów. Problem Solving to więc kluczowa kompetencja, która powinna być obecna i rozwijana w każdej organizacji, niezależnie od branży.
Aby Problem Solving stał się fundamentem organizacji, konieczne jest:
- szkolenie liderów i menedżerów – umiejętność szybkiego identyfikowania i rozwiązywania problemów jest kluczowa dla efektywnego zarządzania,
- budowanie świadomości i kultury rozwiązywania problemów – każda osoba w organizacji powinna rozumieć wartość identyfikacji i eliminacji problemów u źródła,
- systematyczne rozwijanie kompetencji zespołu – regularne szkolenia i warsztaty podnoszące umiejętności analizy problemów,
- integracja Problem Solving w strategii biznesowej – rozwój tej kompetencji powinien być częścią strategii organizacyjnej.
Problem Solving w różnych branżach
Rozwiązywanie problemów nie jest umiejętnością dedykowaną wyłącznie produkcji czy jakości. Każdy sektor może czerpać korzyści z wdrożenia metodologii Problem Solving:
- usługi – poprawa obsługi klienta, usprawnienie procesów administracyjnych,
- biura rachunkowe – eliminacja błędów księgowych, optymalizacja procesów księgowych,
- kancelarie prawne – efektywne zarządzanie sprawami klientów, unikanie ryzyk prawnych,
- marketing – szybkie reagowanie na problemy w kampaniach reklamowych, optymalizacja strategii.
Współczesne organizacje muszą inwestować w rozwój kompetencji, związanych z rozwiązywaniem problemów. Nie jest to zadanie wyłącznie dla specjalistów ds. jakości – to kluczowa umiejętność dla liderów, menedżerów i pracowników na wszystkich poziomach. Inwestowanie w rozwój tej kompetencji, to gwarancja efektywniejszego zarządzania, mniejszych strat oraz zwiększonej konkurencyjności na rynku.
Problem Solving powinien być elementem DNA każdej organizacji, niezależnie od branży. Im wcześniej organizacja zdecyduje się na jego rozwój, tym lepiej przygotuje się na przyszłe wyzwania i nieoczekiwane problemy, zapewniając sobie stabilny rozwój i przewagę konkurencyjną.
Anna Malinowska