Czy rok 2020 bardzo różnił się od poprzednich w pracy Spółdzielni?
Miniony rok był wyjątkowy i zdecydowanie różnił się od wszystkich poprzednich. Po raz pierwszy przechodzimy pandemię i istnieje realne zagrożenie utraty ciągłości pracy firmy. Nikt z nas nie ma doświadczenia, jak zachowywać się w takich warunkach, jakie decyzje będą najlepsze, jak w optymalny sposób zabezpieczyć ciągłość pracy poszczególnych działów, zwłaszcza związanych z ewidencją księgową, finansami i rozliczeniami z fiskusem; jak zorganizować obsługę zasobów mieszkaniowych. Działaliśmy w dużej mierze intuicyjnie i wiele decyzji było wymuszanych przez kolejne rozporządzenia i ustawy wprowadzające obostrzenia i różne elementy tzw. „lockdownu”. Oczywiście na bieżąco zapoznajemy się z tą nową sytuacją, wprowadzamy nowe metody funkcjonowania oraz przede wszystkim na wszystkie nasze działania nakładamy odpowiedni reżim sanitarny.
Dodatkowym negatywnym zjawiskiem, z którym wciąż mamy do czynienia, jest obawa pracowników przed zachorowaniem, przed kontaktami z innymi, a powszechnie katastroficzny ton mediów dodatkowo powoduje stres i dezorientację. Musimy więc zapewnić takie warunki pracy, aby nie dopuścić do rozprzestrzenienia się koronawirusa między pracownikami.
Czy w związku z tym pandemia spowodowała dodatkowe koszty w działalności Spółdzielni?
Niestety walka z pandemią kosztuje. Na tych niezbędnych działaniach nie da się zaoszczędzić, a bez względu na ich skuteczność (której i tak nie można sprawdzić) muszą być realizowane, albo jako nakazane, albo wynikające z racjonalnego działania. Dodatkowe koszty są związane przede wszystkim z reżimem sanitarnym, a więc dodatkowe środki dezynfekujące, środki ochrony osobistej pracowników (maseczki, kombinezony), koszty dodatkowych badań, koszty dodatkowych zabiegów dezynfekcji itd. Były to koszty nieplanowane w budżetach na 2020 rok, ale konieczne do poniesienia. Mamy na szczęście zaoszczędzone środki planowane chociażby na odśnieżanie dróg i chodników, dlatego do tej pory pandemia nie miała wpływu na opłaty uiszczane przez mieszkańców.
Cały czas monitorujemy te dodatkowe koszty związane z pandemią. Jest to bardzo ważne, gdyż w żadnej z tzw. tarcz ochronnych Rząd nie uwzględnił zarządców budynków (w tym Spółdzielni i Wspólnot mieszkaniowych) i na żadną pomoc finansową nie możemy liczyć.
Jakie konkretnie działania podjęła Spółdzielnia w związku z pandemią?
Dla pracowników, którzy prowadzą obsługę mieszkańców, a także konserwatorów i sprzątaczek zakupiono niezbędne, właściwe dla powstałego zagrożenia środki dezynfekujące i środki ochrony osobistej (maseczki i maski ochronne, przyłbice, rękawiczki, kombinezony,) utworzono rezerwę materiałową środków ochrony indywidualnej oraz środków do dezynfekcji, na wypadek niewystarczającej ich podaży na rynku. Wydano szereg zaleceń i instrukcji postępowania dla pracowników w zakresie zachowania się w miejscu pracy, ograniczono kontakt osobisty pomiędzy pracownikami oraz wprowadzono zasady zachowania się w przypadku podejrzenia zakażenia SARS-CoV-2. Przygotowano też szereg zmian organizacyjnych, by ułatwić pracownikom wykonywanie obowiązków służbowych, ale nie narażać ich na dodatkowe ryzyko zakażenia. Przygotowano mobilne stanowiska komputerowe włączone do zintegrowanego programu komputerowego Spółdzielni, na których pracownicy mogą pracować w domach.
Zamontowaliśmy w biurach i budynkach mieszkalnych dozowniki z płynem do dezynfekcji rąk. Zakupiono ozonatory i dokonywane jest systematyczne ozonowanie pomieszczeń oraz ich dezynfekcja. Znacząco zwiększono częstotliwości czyszczenia i dezynfekcji „wrażliwych” elementów budynków mieszkalnych i administracyjnych – a w szczególności miejsc najczęściej używanych (dotykanych) przez ludzi – w tym kaset domofonów przy wejściach, klamek, poręczy, oparć, blatów, kabin dźwigów osobowych. Objęto ochroną sanitarną place zabaw.
Ograniczyliśmy spotkania służbowe, narady i szkolenia, a także dostęp mieszkańców do naszych biur. Obecnie głównymi kanałami kontaktu mieszkańców z nami są telefon i poczta mailowa. Gdy jednak niezbędna jest wizyta w administracji czy w głównej siedzibie Spółdzielni, obsługa możliwa jest w specjalnie przystosowanych miejscach, które utworzono w każdej jednostce. Kolejną konsekwencją obecnej sytuacji są zawieszone zebrania z mieszkańcami, a co za tym idzie, procedury wyborcze do poszczególnych rad. Obecnie funkcjonujące rady – Nadzorcza i Osiedlowe – pracują w trybie korespondencyjnym. Opracowano nowy sposób postępowania przy ustalaniu np. planów gospodarczych na 2021r. Na wniosek najemców lokali użytkowych szczególnie dotkniętych wprowadzonymi obostrzeniami zastosowano możliwość obniżania stawek czynszu.
A jak wygląda sytuacja z planem remontów? Czy udało się zrealizować prace zaplanowane na poprzedni rok?
Pomimo tych wszystkich problemów i nałożonych obostrzeń staraliśmy się wykonać założony plan remontów. Było trochę niepewności na początku okresu pandemii związanej zarówno z zachowaniem ludzi, zadłużeniami w opłatach, jak i niewiadomymi jeszcze kosztami tej pandemii. Dlatego pod koniec pierwszego kwartału poprzedniego roku ograniczyliśmy część prac remontowych. Zrezygnowaliśmy również z niektórych robót wymagających większych prac w mieszkaniach lokatorów. Ale już od drugiego kwartału zaczęliśmy konsekwentnie realizować założone remonty. Były przejściowo również problemy z wykonawcami, którzy też mieli swoje problemy pracownicze. W konsekwencji większość założonych zadań została w 2020 roku wykonana. Co prawda niektóre są kończone jeszcze na początku tego roku, ale są już na ukończeniu.
Wykonywaliśmy również sprawdzanie szczelności instalacji gazowych, ale ograniczając się do sprawdzenia ciśnienia w całej instalacji w budynku. Tylko w przypadkach koniecznych wchodzono do poszczególnych lokali mieszkalnych. Musieliśmy natomiast wstrzymać kontrole stanu technicznego instalacji elektrycznych, gdyż praktycznie wymagają one wejścia do wszystkich pomieszczeń w lokalu. Kontrole te przełożono na kolejny rok.
Czy można więc stwierdzić, że żadnych zagrożeń dla działalności Spółdzielni nie ma?
Na dzień dzisiejszy na pewno nie ma żadnego zagrożenia dla funkcjonowania Spółdzielni, ale nikt nie jest w stanie przewidzieć, jak obecna sytuacja się rozwinie i jak długo potrwa. W strategii funkcjonowania Spółdzielni zakładaliśmy, że może przyjść duży kryzys gospodarczy lub inne nieprzewidziane zdarzenia i na taką ewentualność budowaliśmy określone zasoby strategiczne, które w sposób łagodny mogłyby pozwolić taki trudny okres przejść. Zarówno zbudowany fundusz zasobowy, jak i prowadzona z dużą dyscypliną polityka finansowa i charakter przyjętego przepływu pieniędzy dają pewną gwarancję dalszego funkcjonowania bez nadmiernego obciążania naszych mieszkańców nawet w sytuacjach kryzysowych. Jest to bezsprzeczny atut dużych spółdzielni mieszkaniowych. Obawiamy się tylko podwyżek opłat niezależnych od Spółdzielni (media, śmieci, podatki), które mogą mieć różne rozmiary, a które zapewne będą odczuwalne dla lokatorów.
Dziękuję za rozmowę,
Marcin Pawlenka
