Pandemia sprawiła, że model „świadczenia pracy” uległ zmianie, i to w trybie przyśpieszonym. Prawdopodobnie i tak czekałoby to nas w najbliższej przyszłości: rozwój technologii informatycznych ułatwiających komunikację i wymianę danych jest bardzo szybki. Z drugiej strony komunikacja polegająca na przemieszczaniu się staje się coraz trudniejsza, pomimo dynamicznego rozwoju gałęzi przemysłu związanych z szeroko pojętym transportem
Dodatkowo, szczególnie w obszarze IT, popularność zdobyły sobie techniki zwinnego zarządzania umożliwiające prowadzenie prac w zespołach rozproszonych, a nawet dość dobre współdziałanie w różnych strefach czasowych. Fizyczna obecność w miejscu pracy, poza branżami stricte produkcyjnymi, okazuje się zbędna, choć jest to obserwacja z perspektywy praktycznej.
To jedna strona medalu, ta jaśniejsza. Po drugiej stronie jest to wszystko, co medalowi nie dodaje blasku: niska samodyscyplina, niechęć do konsekwentnego wykonywania często nudnych obowiązków służbowych, skłonność do odkładania, odwlekania, a nawet odrzucania prac uważanych za uciążliwe. Woda spływa do najniżej położonego miejsca, nawet przedmioty o nieregularnych kształtach zaczną się zsuwać, kiedy kąt nachylenia powierzchni, na której leżą, staje się odpowiednio duży. Wszystko, co wymaga pewnego wysiłku, włożenia jakiejś energii, nie jest pożądane. Nic więc dziwnego, że praca człowieka pozostawionego samemu sobie, w domu, wykonującego zadania w trybie zdalnym, staje się coraz mniej efektywna. Okazuje się, że osoby pracujące w trybie zdalnym odczuwają brak bezpośredniej interakcji z innymi członkami zespołu. Między innymi dlatego pojawiły się różne odmiany pracy hybrydowej, która – podobnie jak praca zdalna – wymaga zupełnie innego podejścia do zarządzania. Przychodząc do firmy, przynajmniej „był w pracy”. Teraz, kiedy nie musi wychodzić z domu, by „być w pracy”, gdzie właściwie jest?
W zaciszu własnego pokoju pojawia się wiele rozpraszaczy. Pewien młody człowiek, wracający do firmy po kilku miesiącach pracy zdalnej, powiedział mi, że jego największym wrogiem była lodówka. Co chwilę odrywał się od komputera, by coś przegryźć, czegoś się napić. Tempo pracy spadło, natomiast wzrosła jego waga. Z obecną sytuacją pandemiczną związana jest także konieczność opieki nad dziećmi, które z powodu wprowadzanych ograniczeń również „pracują zdalnie”, ucząc się za pośrednictwem Internetu. Jeszcze gorzej wygląda sytuacja z opieką nad dziećmi w wieku przedszkolnym, która wymaga stałej uwagi i zaangażowania. Wspomniane już ograniczenia w bezpośrednich kontaktach sprzyjają wzrostowi komunikacji za pośrednictwem mediów cyfrowych. Jak nad tym wszystkim zapanować?
Wracając na chwilę do zakładów produkcyjnych, ostatnimi czasy wzrosła ilość punktów dostępowych w firmach, w których praca stacjonarna jest konieczna. Konieczność maksymalnego rozproszenia ruchu wymusiła pandemia. Pomimo tego natężenie ruchu wzrasta tuż przed godzinami rozpoczęcia pracy oraz jej zakończenia. Kilka lat temu byłem świadkiem takiej oto sceny: godzina 13:50, 10 minut przed zakończeniem zmiany, na hali produkcyjnej pracownicy porzucają (dosłownie) swoje stanowiska pracy i zaczynają tłoczyć się w jednym miejscu. Zaintrygowany przystanąłem, by zorientować się, o co chodzi. O godzinie 14:00 na dźwięk syreny oznaczającej koniec zmiany wszyscy rzucili się do stolika, na którym była zwykła, papierowa lista obecności. Panowie w różnym wieku bezpardonowo rozpychali się łokciami, byleby szybciej podpisać listę. Zabawne? Trochę, ale prawdopodobnie nie dla nich. Okazało się, że zaplecze socjalne tej firmy było dość skromne, i ostatni w kolejce wychodził z pracy po około 45 minutach od zakończenia zmiany.
To tylko kilka przykładów ilustrujących potrzebę efektywnego podejścia do rejestracji czasu pracy, a nie tylko odnotowania obecności. Właściwe metody zlecania i kontroli realizacji zadań – czy to wykonywanych zdalnie, czy stacjonarnie – to ważny element zapewnienia jakości i ciągłości pracy. Efektywność, a co za tym idzie – jakość pracy, powinna być ściśle związana z wykonywaniem konkretnych zadań. To truizm, jednak staje się to coraz bardziej widocznym problemem. Sama „obecność” – rzeczywista czy wirtualna – już nie jest wystarczająca. Problemem nie jest samo wyznaczanie zadań, co sposób, w jaki to jest robione. Dostępnych jest wiele systemów i platform, także nieodpłatnych, za pomocą których można to robić. Jednym z istotnych czynników jest tempo pracy. Jedni wykonują dane zadanie szybciej, inni wolniej – co nie znaczy gorzej. Jest takie znane powiedzenie, że szybko i dobrze nie może być tanio. Pozwolę sobie przedstawić tezę, że wcale nie musi być tanio. Szybko i dobrze, przy zapewnieniu odpowiedniej organizacji pracy, może skutkować wzrostem korzyści dla pracowników, bez konieczności podnoszenia ceny usług i/lub produktów. Jak tego dokonać? Wyczerpująca odpowiedź na to pytanie wykracza poza ramy tego artykułu, jednak ważnym składnikiem jest system łączący rejestrację czasu pracy ze zlecaniem i kontrolą realizacji działań operacyjnych.
Kilka lat temu, tłumacząc książkę traktującą o systemie rozwoju produktu w Toyocie, zaintrygował mnie jej podtytuł: „Integrating people, process and technology”. Prawidłowa kolejność to ludzie, którzy tworzą i zarządzają procesami, wspierani przez nowoczesne technologie. Dlatego zanim pomyślimy o rozwiązaniach technicznych, przyjrzyjmy się właściwej organizacji całego procesu, którym chcemy zarządzać, i który chcemy kontrolować. Nie będę wnikał w szczegóły metody, którą stosuję od szeregu lat, podam tylko jeden element, istotny z perspektywy kontroli czasu pracy oraz realizacji zaplanowanych zadań, którym jest praca w tak zwanych Okresach Taktu (OT). Zazwyczaj jest to jeden tydzień, czasem dwa. Ważne, by taki okres taktu był na tyle krótki, by łatwo było można kontrolować i korygować przydzielone zadania. Taki sposób pracy sprzyja także szybkiej reakcji na wszelkie opóźnienia oraz problemy pojawiające się w trakcie realizacji zadań.
Dysponując odpowiednią metodą, można zastanowić się, jaki system najlepiej wesprze działania zarządczo-kontrolne. System dostępny na urządzeniach mobilnych, umożliwiający swobodne korzystanie z wszystkich funkcji rejestracji czasu pracy, kontroli dostępu oraz zlecania i przyjmowania zadań do wykonania, zapewniający lokalizację pracownika (o ile to konieczne), to jedna z możliwych, ciekawych opcji do wykorzystania. Ta ostatnia funkcja jest szczególnie użyteczna w przypadku konieczności generowania raportów o zagrożeniach – czy to w razie pożaru, czy innego zdarzenia zagrażającego zdrowiu i życiu pracowników. Kolejnym atutem rozwiązania mobilnego z możliwością lokalizacji każdego pracownika jest rozproszenie ruchu w punktach dostępu (wejścia/wyjścia) do firmy, w godzinach największego jego natężenia. Pracownicy nie muszą już czekać w kolejce do czytnika stacjonarnego. Można to porównać do systemu poboru opłat drogowych viaTOLL. Kolejki do bramek na autostradach są najdłuższe w godzinach szczytu, podczas gdy ruch samochodów wyposażonych w ten system jest płynny.
Praca zdalna. Rejestracja pobytowa nie ma w tym przypadku sensu: miejsce siedzenia nie ma wpływu na świadczoną pracę, przynajmniej takie są założenia teoretyczne. W tym przypadku kluczową rolę odgrywa sposób wyznaczania zadań oraz kontroli ich realizacji. Organizacja i odpowiedni system. Praca w krótkich okresach taktu umożliwia działanie w trybie zadaniowym. Kontrola realizacji tak prowadzonych prac daje obraz sposobu ich wykonania, a co za tym idzie – umożliwia wprowadzanie szybkich korekt. Jednostką pracy w tym przypadku przestaje być dzień roboczy, jest nim Okres Taktu. Pracownik wykonuje przydzielone mu zadania, praktycznie w dowolnym czasie. Pomijam ustalenia dotyczące regularnych spotkań zespołu online. Taki sposób wyznaczania zadań, kontroli ich realizacji oraz rejestracji czasu pracy daje podstawy do efektywnego gospodarowania dostępnymi zasobami oraz równoważenia obciążenia.
Henryk Metz,
Doradca Zarządu ds. Rozwoju POLSYSTEM SI Sp. z o.o. S.K.A.
