Doskonalenie stanowi jedno z fundamentalnych wyzwań, zarówno w aspekcie podejmowanych działań przez ludzi, jak i organizacje. Doskonalenie stanowi jeden z kluczowych aspektów przyczyniających się do osiągania sukcesu organizacji, a poszukiwanie dróg doskonalenia wszelkiej realizowanej aktywności stanowi nieodzowne kryterium rozwoju każdej organizacji. Doskonalenie postrzegane musi być jako proces nieustannego poszukiwania rozwiązań mających na celu dążenie do doskonałości, co w zakresie działalności organizacji utożsamiane powinno być z osiąganiem efektów ich działań ponad stawiane im wymagania i oczekiwania. W zakresie zarządzania organizacjami od ponad 30 lat wdraża się i utrzymuje systemy zarządzania, w tym również poddając je certyfikacji
Od początku powstania zamysłu systemów zarządzania, których wymagania spisano w normach, czego przykładem jest najstarsza wiekiem w tym zakresie norma ISO 9001 dotycząca systemów zarządzania jakością, postuluje się, aby utrzymywane w organizacjach systemy zarządzania stanowiły narzędzie zarządcze kadry kierowniczej, w tym istotnie wpływając na kształtowanie sukcesu organizacji.
Dążenie do doskonałości
Zarządzanie organizacją musi być utożsamiane z podejmowaniem działań związanych z dążeniem do doskonałości. Dążenie do doskonałości dotyczy zarówno aspektów na poziomie operacyjnym realizowanych w organizacjach procesów, ale także na poziomie taktycznym i biznesowym. Nieustanne poszukiwanie i realizacja działań doskonalących w organizacjach jest czynnikiem kształtowania przewagi konkurencyjnej, czego efektem powinien być wzrost wartości wskaźników efektywności realizowanych w organizacji procesów.
Wdrażanie systemów zarządzania w organizacjach, a w szczególności systemu zarządzania jakością opartego na wymaganiach normy ISO 9001, powinno być przede wszystkim kojarzone właśnie z podejmowaniem przez organizacje działań doskonalących, aby stale spełniać wymagania i uwzględniać przyszłe potrzeby i oczekiwania, w coraz bardziej dynamicznym i złożonym otoczeniu prowadzonej działalności przez organizacje.
Powyższe dotyczy działań związanych z doskonaleniem skuteczności również samego systemu zarządzania jakością wdrożonego w organizacji. To właśnie system zarządzania w organizacji powinien stanowić ważne narzędzie w rękach kadry zarządzającej, które ma stanowić o doskonaleniu organizacji.
System Zarządzania drogą do sukcesu
W wielu organizacjach zapomina się, że system zarządzania jakością ma nie tylko wspierać organizację w zakresie wykazania zdolności do stałego dostarczania wyrobów i usług spełniających wymagania klienta, wymagań prawnych i regulacyjnych, ale również – poprzez jego skuteczne stosowanie i związane z nim procesami doskonalenia – dawać organizacji podstawę dążenia do zwiększenia zadowolenia klienta, a także budowania własnego sukcesu.
Organizacja powinna nie tylko wdrożyć i utrzymywać system zarządzania jakością, ale także podejmować wszelkie działania mające na celu ciągłe jego doskonalenie, a w konsekwencji doskonalenie organizacji.
Powyższe wymaga przyjęcie i zrozumienie istoty wdrażania i utrzymania systemu zarządzania w organizacjach, zrozumienie i zastosowanie przez najwyższe kierownictwo działań, które będą angażować wszystkich pracowników organizacji w podejmowanie działań na rzecz promowana i podejmowania działań doskonalących.
Totalne zobowiązanie się organizacji do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością musi mieć bezpośrednie przełożenie na doskonalenie organizacji. Doskonalenie przydatności, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania jakością stanowi potężny potencjał doskonalenia organizacji, który musi być wykorzystywany w organizacjach. Brak wykorzystania przez kadrę kierowniczą potencjału systemu zarządzania jakością w zakresie doskonalenia stanowi przykład bardziej lub mniej świadomej rezygnacji z wartości, które warunkują utrzymanie systemów zarządzania, a w sposób protekcjonalny wykorzystywane są tylko jako element warunkujący spełnienie wymagań podczas procesu certyfikacji i przeprowadzanych audytów. Sytuacja taka przyrównana może zostać do braku wykorzystania potencjału np. linii technologicznej, ze względu na brak pełnej wiedzy dotyczącej możliwości produkcyjnych. Cóż z faktu posiadania znaczących możliwości, jeżeli nie jesteśmy ich świadomi lub nie podejmujemy działań mających na celu ich poznanie i zwiększenie? Wymóg prowadzenia w ramach systemu zarządzania jakością analiz i oceny odpowiednich danych i informacji z monitorowania i pomiaru w organizacji musi być wykorzystywany do oceny potrzeb doskonalenia systemu zarządzania jakością, a w dalszej kolejności całej organizacji.
Doskonalenie systemu zarządzania jakością
Doskonalenie stanowi zmianę, zmianę na lepsze – bo przecież taki jest cel ciągłego doskonalenia. Ale tylko te działania doskonalące, które są dobrze zaplanowane, będą stanowiły o zmianie na lepsze, dając możliwość uzyskania oczekiwanego sukcesu przez organizację. Nie da się dobrze zaplanować działań, pomijając monitorowanie, zbieranie, analizowanie i ocenę danych i informacji w różnych obszarach działalności organizacji, a to przecież stanowi element działań związanych z utrzymaniem systemu zarządzania jakością.
Doskonalenie systemu zarządzania jakością powinno stanowić element napędzający doskonalenie organizacji, pomiędzy tymi dwoma elementami musi istnieć pełna symbioza. System zarządzania jakością jako koherentny element organizacji powinien być wykorzystywany tak, aby zwiększać potencjał doskonalenia organizacji. Wykorzystanie systemu zarządzania jakością w podejmowanych w organizacji działaniach zarządczych powinno stanowić o sile i skuteczności podejmowanych działań doskonalących w organizacji.
Brak podejmowania działań związanych z doskonaleniem może doprowadzić do zaburzeń w systemie zarządzania, a w konsekwencji w całej organizacji.
Podejmowanie wszelkich działań związanych z doskonaleniem systemu zarządzania jakością w organizacji stanowi skuteczny element wsparcia w zakresie doskonalenia organizacji. Te organizacje, które w rzeczywisty sposób doskonalą wdrożony system zarządzania jakością, wykorzystując jego potencjał w codziennym zakresie podejmowanych działań zarządczych, w istotny sposób zwiększają możliwość kreowania trwałego sukcesu organizacji. Warto wykorzystywać potencjał systemów zarządzania w działaniach doskonalących organizację. Takie zrozumienie potencjału implementacji i utrzymania systemów zarządzania w organizacjach może obniżyć poziom zagrożeń i wydatnie zwiększyć poziom osiąganego sukcesu.
Wybór należy zawsze do kardy zarządzającej: czy wykorzystać potencjał stanowiący od lat nieodzowny element zarządzania większości organizacji, jakim są wdrożone i certyfikowane systemy zarządzania jakością, czy poprzestać na działaniach pozycjonujących status quo systemu zarządzania jakością.
Dr hab. inż. Marek Roszak,
Prof. PŚ, Prezes Klubu Polskie Forum ISO 9000, członek Kapituły Fundacji Qualitas
