Cywilizacja, którą zbudujemy, zbliżając się do XXI wieku, nie będzie cywilizacją materialną, symbolizowaną przez ogromne konstrukcje, ale będzie cywilizacją niewidoczną. Precyzyjniej powinno się ją nazwać „cywilizacją informacyjną” – Yoneji Masuda
Czym jest digitalizacja?
Ostatnie lata radykalnie wywróciły do góry nogami nie tylko świat gospodarczy, ale także nasz sposób funkcjonowania. Technologia cyfrowa odegrała niewątpliwie centralną rolę, stając się jeszcze głębiej i nieodwracalnie zakorzenioną częścią naszego życia. To już nie tylko potrzeba, ale gwałtownie rozwijające się zjawisko socjotechniczne dotyczące całego spektrum naszego życia, również w miejscu pracy.
Porządkując sferę pojęciową, gdy mówimy o wykorzystaniu nowoczesnych technologii, możemy mieć na myśli dwa odrębne procesy: digitalizację lub cyfryzację. Formalnie, wg dostępnych definicji: digitalizacja to proces polegający na transformacji analogowych procesów czy też elementów fizycznych w ich cyfrowe odpowiedniki, cyfryzacja z kolei to całkowity proces wdrażania technologii cyfrowych.
Potocznie przyjęło się mówić o digitalizacji i użytkować to wyrażenie jako pokrywające całość przemian związanych z technologiami informacyjnymi oraz automatyzacją, i w takim sensie też będziemy go używać.
Czy transformacja cyfrowa się opłaca?
Pytanie jest w zasadzie retoryczne, bo jak wspomnieliśmy, digitalizacja jest procesem już trwającym, a inwestowanie w cyfryzację raczej koniecznością, zwłaszcza jeśli chcesz wyprzedzić konkurencję i napędzać wzrost przychodów.
Stabilizacja i pozostawanie z wypracowanymi przez lata narzędziami, metodykami czy know-how nie jest już pożądaną wartością. W dynamicznie zmieniającym się świecie pozostawanie w bierności i nie podążanie za zachodzącą zmianą dla wielu organizacji oznacza utratę pozycji lub koniec działalności. Nowe wymagania rynku, nowe potrzeby społeczne i szybko zmieniające się otoczenie organizacji wymusza ciągłe odświeżanie i rekonstruowanie procesów i modeli biznesowych.
Zmiana ta nie omija nawet firm o ugruntowanej pozycji z głębokimi, wiekowymi tradycjami i doskonale wypracowaną marką. Przytaczając choćby dwa przykłady dobrze znanych firm:
Grupa LEGO – mała lokalna firma założona w 1932 roku, która z warsztatu stolarskiego przekształciła się w imperium produkujące miliony najsłynniejszych klocków na świecie. W 2003 roku stanęli na skraju bankructwa ze stratą operacyjną w wysokości 228 milionów dolarów. LEGO wówczas na nowo opracowało swój model biznesowy i uruchomiło kilka inicjatyw strategicznych, w tym również cyfryzacji, które uratowało firmę od bankructwa i pomogło przekształcić się na przestrzeni lat w przedsiębiorstwo cyfrowe.
A z rodzimego podwórka:
PKO Bank Polski – instytucja, która powstała ponad sto lat temu, a więc w kompletnie analogowych czasach. Od 2011 roku, w ciągu 10 lat zbudowała swoją tożsamość cyfrową, inwestując w zaawansowane projekty IT. Zmiana ta objęła zarówno poprawę wewnętrznych systemów, jak i powstanie innowacyjnych platform, takich jak BLIK, wciąż udoskonalanych aplikacji iPKO oraz IKO czy też umożliwienie klientom dostępu do usług instytucji publicznych. Dzisiaj PKO BP liczy użytkowników serwisów mobilnych w milionach, a wciąż wdrażane innowacje usprawniają procesy i tzw. User Experience.
Inwestowanie w inicjatywy cyfrowe nie musi być spektakularne i wielkoskalowe. Mogą to być małe elementy, które będą dostosowane do potrzeb firmy. Celem cyfryzacji nie jest implementacja w przedsiębiorstwie nowoczesnych narzędzi technologicznych czy systemów dla samej sztuki ich wdrożenia, lecz ich efektywne wykorzystanie, aby zapewnić zaspokojenie zdefiniowanych potrzeb biznesowych.
Może to być szczególnie ważne, również w kontekście obecnych problemów z niedoborem talentów, walki o pracownika czy utrzymania go w organizacji. Generacje, które weszły na rynek pracy, są „digitalnie natywne”, urodziły się w czasach powszechnego dostępu do sieci i Internetu – nie znają lub nie pamiętają czasów analogowych. Możliwość pracy zdalnej jest dla nich oczywistością, a technologie takie jak: Machine Learning, Big Data, Internet of Things to nie fantasy, tylko codzienność.
Zresztą statystyki potwierdzają, że aktualnie 83% pracowników polega na technologii, wykonując swoje zadania lub współpracując z kolegami. Co więcej lubi to i jest to źródłem ich satysfakcji – warto wziąć to pod uwagę, planując cyfrowe strategie.
Ale co wspólnego ma digitalizacja z zadowoleniem pracownika?
Większość dotychczasowej literatury ekonomicznej analizującej skutki cyfryzacji skupiała się mocno na aspekcie liczby profesji, która zniknie zastąpiona przez nowe technologie. Po okresie pandemii, która stała się akceleratorem współczesnych przemian, pojawiły się już jednak nieśmiałe badania wskazujące, iż cyfryzacja ma też pozytywny wpływ na zadowolenie pracowników. W jaki sposób?:
Po pierwsze: pozwala Twoim pracownikom zdobywać nowe umiejętności, uczyć się, rozwijać i odczuwać zadowolenie zarówno ze zdobytej wiedzy, jak i osiąganych wyników.
Po drugie: daje możliwość pozyskiwania informacji szybciej i dokładniej, pozwala dokonywać skomplikowanych analiz, co ostatecznie poprawia jakość podejmowanych decyzji i jakość pracy.
Po trzecie: zwielokrotnia możliwość komunikacji, daje możliwość otwarcia na świat i współpracę globalną, co z kolei sprzyja satysfakcji z interakcji społecznych
Po czwarte: mądrze wdrożone innowacje uwalniają cenny czas ludzi od rutynowych, pracochłonnych i mało rozwojowych zadań.
Statystyki wydają się potwierdzać pozytywny wpływ cyfryzacji. Skuteczność wykonywania obowiązków wzrasta o ponad 50%, jeśli umożliwisz ludziom szybką wymianę informacji. Z tych samych przyczyn sprzedaż firmy rośnie średnio o 27%, a jakość produktów o 34%. Z kolei narzędzia umożliwiające pracę online zwiększają produktywność pracownika nawet o 30%.
Dodatkowo w kontekście czwartej przesłanki, jest to korzyść obustronna: zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, którą łatwo skwantyfikować. Wykorzystując hipotetyczny przykład, warto uświadomić sobie, jaką skalę korzyści dają nawet najdrobniejsze usprawnienie i digitalizacja procesów.
Przykład:
Firma X: wszelkie materiały eksploatacyjne (np. baterie, myszki, długopisy) wydawane są przez obsługę sekretariatu, która zapisuje pobranie na odpowiedniej liście. Sam sekretariat znajduje się w sporej odległości od biurek pracy. Pomiar tego manualnego procesu można zobaczyć w tabeli poniżej.
Efekt: Czas niezbędny, by zrealizować proces wydania pożądanego elementu, to ok. 10 min, a sam proces angażuje uwagę i czas dwóch osób.
Powiedzmy, że w miejsce Pani/Pana wydającego sprzęt w sekretariacie zastosujemy maszynę vendingową wyposażoną w pożądane materiały eksploatacyjne, i na dodatek ustawimy ją w niedalekiej odległości od biurek. A jeszcze do tego odpowiednio skonfigurowane oprogramowanie raz w miesiącu zaraportuje nam ilość zużytych materiałów, co więcej: zamówi kolejną dostawę, żeby uzupełnić braki.
Zastosowana automatyzacja i digitalizacja nie tylko skróci proces, ale przypuszczalnie przyczyni się do wzrostu satysfakcji Pani/Pana wydającego dotychczas sprzęt, który będzie mógł skupić się na innych zadaniach.
Jak widać, inwestowanie w inicjatywy technologiczne nie musi być spektakularne i wielkoskalowe. Mogą to być drobne elementy, które są dostosowane do rzeczywistych potrzeb firmy, wówczas mają duży impact. Celem digitalizacji nie jest implementacja w przedsiębiorstwie nowoczesnych narzędzi technologicznych czy systemów dla samej sztuki ich wdrożenia, lecz ich efektywne wykorzystanie, aby zapewnić zaspokojenie zdefiniowanych potrzeb biznesowych.
Cytowany na początku Yoneji Masuda był japońskim ojcem koncepcji „społeczeństwa informacyjnego”. W swoich pracach i badaniach opracował wpływ rozwoju sektora informacji oraz telekomunikacji na współczesne społeczeństwo i jego przemianę.
Polacy nie gorsi, swojego Lema mieli, również i on, choć pewnie mniej świadomie, w wielu swoich książkach pisał o nadejściu urządzeń mobilnych i elektronicznych, czy też Internecie.
W „Dialogach” z 1957 roku przedstawiał tę możliwość jako realny kierunek rozwoju technologicznego, pisząc, że „wskutek stopniowego zrastania się wszystkich informatycznych maszyn i banków pamięci powstaną kontynentalne, a potem nawet planetarne sieci komputerowe”.
Oboje się nie mylili, dlatego zarządzanie cyfrowym pierwszym wrażeniem Twojej firmy może być kluczem do sukcesu i pozostania na fali dynamicznych przemian, które i tak się dzieją.
Katarzyna Kałużny
