Impreza do rana, żenujące sytuacje, niepotrzebne konflikty i zmarnowane fundusze. Czy tak musi wyglądać integracja? Nic bardziej mylnego!
– Integracja nie jest już postrzegana przez pracodawców jako niepotrzebny koszt czy wyrzucone pieniądze, a przez pracowników wyłącznie jako darmowy grill i przysłowiowe dwa piwa. Ten okres jest już za nami – 
mówi Agata Brożek, Dyrektor Zarządzający Creality Sp. z o.o., firmy zajmującej się organizacją eventów. – Każda integracja to inwestycja. Scala zespół, urozmaica pracę, identyfikuje pracownika z firmą i zmniejsza rotację. Ponadto pomaga stworzyć społeczność, która jest bardziej skuteczna i zaangażowana. W dodatku wpływa na opinie o firmie i na samopoczucie pracowników, w doskonały sposób wdraża nowe osoby do zespołu, a jednocześnie zupełnie podświadomie uczy je kultury organizacji – dodaje.
Chcąc utrzymywać dobrą jakość oferowanych produktów czy usług, trzeba zadbać o serce firmy, którym są pracownicy. Odpowiednio zmotywowane i lojalne względem organizacji osoby potrafią zdziałać niesamowite rzeczy. Inwestycja w pracowników jeszcze nigdy nie była tak istotna jak dziś. Poza szkoleniami i rozwojem ukierunkowanym na indywidualnych specjalistów ważne jest zadbanie o atmosferę w zespole. Jak zatem to zrobić?
Odpowiedzią jest profesjonalnie przeprowadzona integracja, która pozwala na przekształcenie grupy pracowników w sprawnie funkcjonujący zespół. To sposób na motywację, udoskonalenie komunikacji i poprawę więzi interpersonalnych. Sprawa nabiera jeszcze większego znaczenia w bardziej rozbudowanych firmach, gdzie dobra komunikacja nie tylko wewnątrz danej grupy, ale również pomiędzy poszczególnymi działami, jest niezbędna dla sprawnego funkcjonowania całej organizacji.
Wyjazdy integracyjne mogą zostać potraktowane jako nagroda i stają się motywacją do osiągnięcia założonych celów. Dodatkowo mogą stanowić okazję do uczczenia jubileuszu firmy lub otwarcia kolejnego oddziału. Ponadto znaczenia nabierają integracje łączące przyjemne z pożytecznym – poza zajęciami typowo relaksacyjnymi odbywa się szkolenie dedykowane danej grupie.
– Dobry manager wie, że wyposażenie pracowników w narzędzia to jeszcze nie wszystko; potrzebna jest wiedza, jak tych narzędzi używać, oraz zgrany zespół, który będzie ze sobą współpracował. Wiele zależy od atmosfery w grupie, a ta potrafi się popsuć w różnych momentach. Codzienna praca, zwłaszcza pod presją 
czasu, nie sprzyja utrzymywaniu właściwych relacji w grupie. Nie powinno to mieć wpływu na jakość wykonywanych obowiązków, lecz jesteśmy tylko ludźmi i to, jak się czujemy w naszym otoczeniu, ma przełożenie na to, jak pracujemy. Dlatego czasem powinniśmy się spotkać w pozazawodowych okolicznościach i zwyczajnie pogadać o życiu – zaznacza Przemysław Pichalski, Prezes Zarządu Bartbo Sp. z o.o., agencji eventowej.
Odpowiednia relacja pomiędzy pracownikami jest fundamentem firmy. Jednak warto przy tym pamiętać, aby nie pójść w stronę całkowitego rozbestwienia. W końcu nie spotykamy się w pracy tylko po to, aby wspólnie wypić kawę i poplotkować. Umiejętne prowadzenie zespołu to dbanie o atmosferę w pracy, ale przy tym realizacja określonych założeń i planów.
Jak zorganizować integrację?
Obecne możliwości wyboru sposobu na integrację są spore. Multum opcji może wręcz przyprawić o zawrót głowy. Rynek eventowy prężnie się rozwija i wiele oferuje. Znajdziemy zarówno imprezy typowo rekreacyjne, jak festyny i pikniki, jak i gry tematyczne czy zajęcia sportowe, ćwiczenia pobudzające do pracy umysł, wydarzenia z okazji jubileuszu czy też warsztaty Team Building.
Tak różne warianty wynikają z odpowiedzi branży na potrzeby klientów. Jednak zaznaczyć trzeba, że każda z tych aktywności powinna być dopasowana do potrzeb pracowników i celów przedsiębiorstwa. Stąd też konieczność przeprowadzenia dokładnej analizy. Przykładowo przy okazji jubileuszu nie wybierzemy wyjazdu terenowego, a przy konieczności poprawy komunikacji w zespole – wieczorku poetyckiego. Odpowiedni dobór integracji pozwoli na uniknięcie porażki finansowej i straty psychicznej u pracowników. Nacisk może być skupiony m.in. na wdrożenie nowych osób, poprawę komunikacji zespołu czy też usprawnienie relacji między pracownikami a kadrą zarządzającą.
– Zaplanowanie każdej integracji zaczynamy od dokładnego przeprowadzenia badań potrzeb danej firmy i jej pracowników. Integracja może przyjąć różne formy i zależy od założonych celów. Coraz częściej organizacje same wyznaczają obszary, na których chciałyby się skupić. W zależności od tego możemy zorganizować np. event typowo rekreacyjny, wydarzenie podsumowujące działalność firmy, zajęcia nastawione na poprawę relacji czy też warsztaty Team Building, łączące zabawę z nauką i rozwojem pracowników – podkreśla Kamil Tomaszek, General Manager Projekt Efektywny Events&Travel Sp. z o.o., grupy zajmującej się turystyką biznesową.
Zespół może być zróżnicowany, a sama praca jest tylko jedną ze sfer życia, w jakich współcześnie porusza się człowiek. Dlatego koniecznością jest uwzględnienie wymiaru czasowego, jakim dysponują pracownicy.
– Wielu pracowników, ze względu na dodatkowe obowiązki np. rodzinne, bardzo chętnie uczestniczy jedynie w krótkich formach integracji. W takich firmach doskonałym rozwiązaniem jest organizacja wieczorów tematycznych, zarówno tych związanych z konkretnymi świętami, jak np. popularne „Opłatki” lub „Christmas Parties” czy też np. bali karnawałowych, maskowych czy wieczornych, stref tematycznych w ramach przestrzeni i czasu funkcjonowania firmy, wspólnych wypadów do modnych klubów muzycznych czy gier scenariuszowych – mówi Agata Brożek.
Inną ważną kwestią, a czasem najważniejszą, będą finanse, jakie przedsiębiorstwo może wydać na tego typu inwestycję. Zaplanowanie budżetu będzie zależało od paru czynników – głównie od liczby pracowników i celu, który chcemy osiągnąć. Większość kosztów jest związanych z wyborem miejsca integracji i zapewnieniem noclegu oraz wyżywienia. Wydarzenie może odbyć się np. w znanym hotelu, lokalnym escape roomie czy restauracji, na terenie firmy albo w górskim kurorcie. Następnie dochodzi standard i konwencja wybranych atrakcji. Oferty agencji są elastyczne i program można dopasować do założeń finansowych. Firmy cechujące się wysoką kulturą organizacji posiadają tzw. budżet integracyjny, który pozwala na samodzielne zaplanowanie wyjazdu przez pracowników.
Trendy w integracji
Rynek eventowy w ciągu lat ulegał zmianom. Popularne kiedyś biesiady i bale cieszą się dziś mniejszym zainteresowaniem. Nie znaczy to wcale, że Polacy przestali się bawić! Wręcz przeciwnie, w dalszym ciągu wybieramy typową rekreację, lecz w połączniu z atrakcjami bardziej „ambitnymi”. Chętnie wybierane są także gry i zajęcia na świeżym powietrzu. Ponadto dochodzą do tego nowinki technologiczne, które umożliwiają doświadczenie doznań wcześniej nieznanych.
– Najchętniej wybierane są gry scenariuszowe polegające na odgrywaniu danej historii i zabawy z wykorzystaniem nowych technologii, np. urządzeń VR. Popularne są również zajęcia umysłowe, skupione na rozwiązywaniu konkretnego problemu i rozwoju procesów komunikacyjnych w zespole – zaznacza Kamil Tomaszek.
Wcielanie się w konkretną postać i odgrywanie roli staje się niesamowitym przeżyciem. Angażuje uczestników emocjonalnie i rozwija intelektualnie. Wspólne rozwiązywanie np. zagadki kryminalnej mobilizuje do podjęcia wysiłku umysłowego i potrafi zaangażować cały zespół. Inną ciekawą alternatywę są tzw. zielone eventy, które w zamyśle mają stanowić swoisty powrót do natury. W trakcie takiego wydarzenia możemy np. zorganizować piknik wraz ze sporządzeniem ekologicznych posiłków.
– Coraz częściej wybierane są akcje, które łączą grupę w trakcie zabawy, lecz jednocześnie zostaje po nich coś więcej niż tylko wspomnienia. Są to różnego rodzaju aktywności łączące sztukę i rozrywkę, np. wspólne malowanie wielkiego obrazu, który zostanie powieszony w hallu firmy. Świadomość tego, ze efekt naszej zabawy będzie dobrze widoczny w firmie, sprawia, że uczestnicy takiego malowania bardzo się starają. Innym przykładem są działania na rzecz lokalnej społeczności – jak choćby pomoc przy remontowaniu schroniska dla zwierząt lub zakup i wspólne składanie rowerów, które trafią do podopiecznych domu dziecka. Taka praca daje radość i świadomość tego, ze jest potrzebna – podkreśla Przemysław Pichalski.
Zmierzamy w kierunku, w którym integracja wychodzi poza zwykłą rekreację. Oprócz wspólnej zabawy pracownicy mają możliwość podnoszenia swoich kompetencji, a także rozwijania umiejętności współpracy. Dodatkowo działania, które stanowią wartość dodaną dla społeczeństwa, są ciekawą formą wzmacniającą wizerunek firmy i tym samym podnoszą jej wartość w oczach klientów, jak i samych pracowników.
Kamil Zygmunczyk